Bedarf ermitteln, statt bestehende Angebote zu übernehmen

Ausgangspunkt war zunächst die Analyse eines bestehenden Angebotes eines Dienstleisters auf Wirtschaftlichkeit sowie Machbarkeit und Vollständigkeit. Im Anschluss erfolgte eine detaillierte Bestandsaufnahme der vorhandenen Kommunikationssysteme, der zugehörigen Infrastruktur lokal und konzernweit, der Prozesse im Daily Business und der davon abweichenden Prozesse sowie der tatsächlichen Praxisanforderungen am Standort. In einem Teil des Standortes war bereits die Versorgung mit DECT-Telefonen gegeben, während in anderen Bereichen überhaupt keine Telefonanlage vorhanden war und die Mitarbeiter auf die Verwendung von Mobiltelefonen angewiesen waren. Eine unbefriedigende Lösung, denn dort erfolgten häufige Verbindungsabbrüche aufgrund der ungenügenden Netzabdeckung.

Nach der Aufnahme der vorhandenen Situation erstellte unser Planungsbüro eine hersteller- und dienstleisterneutrale Leistungsbeschreibung für ein IP-basiertes multizellulares DECT-System, einer Bedarfsbeschreibung der aktive Netzwerkinfrastruktur sowie der passiven Netzinfrastruktur. Anschließend unterstützten wir die zuständigen Fachbereiche während des gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozesses. Großer Wert wurde auf den transparenten Vergleich der eingegangenen Angebote gelegt.

Die wirtschaftliche Optimierung wurde durch das kritische Hinterfragen bestehender Lösungsansätze und Angebote erreicht. So konnten nennenswerte Einsparungen erzielt werden, ohne Abstriche bei Qualität oder Funktionalität.

Nicht nur Investitionen, sondern auch Folgekosten optimieren

Neben den einmaligen Investitionskosten standen die langfristigen Betriebskosten im Mittelpunkt der Betrachtung. Denn gerade bei komplexen Kommunikationslösungen können Serviceverträge, Lizenzmodelle und zusätzliche Leistungsbausteine über die gesamte Nutzungsdauer erhebliche Kosten verursachen.

Deshalb überprüften wir die vorgesehenen Serviceleistungen und Lizenzmodelle systematisch auf ihre technische Notwendigkeit und wirtschaftliche Angemessenheit. Insbesondere durch die genaue Analyse der internen Kommunikationsprozesse, wurde für verschiedene Funktionen die dazu passende Lizenzauswahl bei MS Teams getroffen. Dadurch konnten deutlich schlankere und kosteneffizientere Lösungen gefunden werden.

Technische Umsetzung

Eine wirtschaftlich und technisch überzeugende Lösung entfaltet ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn ihre Umsetzung strukturiert geplant und zuverlässig koordiniert wird. Verständlicherweise forderte der Kunde, dass der laufende Betrieb des Logistikzentrums beim Umschalten von der bestehenden auf die neue Telefonanlage nur in geringstem Maße beeinträchtigt werden durfte. Dies gelang durch sorgfältige Planung, klar definierte Schnittstellen und durchgängige Einbindung sämtlicher relevanter Akteure. Für einen geordneten Projektablauf wurden Zuständigkeiten und Leistungsabgrenzungen nachvollziehbar gegliedert.

Betriebsübergabe als Bestandteil der Planung

Mit der technischen Umsetzung allein war die Modernisierung der Kommunikation noch nicht abgeschlossen. Für den dauerhaft zuverlässigen Betrieb wurden alle relevanten Informationen, Zuständigkeiten und Abläufe nachvollziehbar dokumentiert und für die verantwortlichen Mitarbeiter zugänglich sein.

Einen besonders hohen Stellenwert hatte aufgrund der Komplexität der technischen Lösung, der involvierten internen Abteilungen und der externen Dienstleister die geordnete Überführung der Lösung in den operativen Betrieb. In einem umfassenden Betriebs- und Servicehandbuch wurden die alle wesentlichen technischen Zusammenhänge und betrieblichen Prozesse mit Ansprechpartnern, SLAs ausführlich dokumentiert.

Die Dokumentation unterstützt die tägliche Arbeit der Betriebsverantwortlichen und erleichtert die Zusammenarbeit mit internen und externen Servicepartnern. Gleichzeitig bildet sie eine wichtige Grundlage für die Fehleranalyse und Handhabung von Servicefällen.

Nachhaltiger Nutzen durch ganzheitliche Planung

Im Projektverlauf wurde deutlich, welchen Mehrwert die ganzheitliche Betrachtung einer Kommunikationsinfrastruktur erbringen kann. Durch die Verbindung aus fundierter Bestandsaufnahme, konsequenter Bedarfsanalyse, herstellerneutraler Ausschreibung, wirtschaftlicher Optimierung und strukturiertem Übergang auf die neue Anlage wurde die Grundlage für einen effizienten Betrieb und einer signifikanten Kostensenkung geschaffen.

Bei der Auswahl der Komponenten suchten wir stets die besten Preis-Leistungsverhältnisse und nicht einfach die günstigsten Angebote. Ebenfalls trug zum Erfolg bei, dass wir die technischen Lösungen nicht isoliert voneinander betrachteten, sondern immer das Große und Ganze im Blick hatten.

Vor allem dadurch konnte das Projekt, ausgehen von dem ursprünglich vorliegendem Angebot und dem für die Projektumsetzung geplanten Budget, in einem signifikanten Ausmaß wirtschaftlicher umgesetzt werden. Auch deshalb, weil Maßnahmen von Anfang an mitgedacht und umgesetzt wurden, die im Nachhinein nachweislich deutlich höhere Kosten verursacht hätten.